Outlook vs Gmail: Welcher E-Mail-Dienst ist 2026 besser?

Obwohl die Unterschiede zwischen Outlook und Gmail auf den ersten Blick gering erscheinen mögen, gibt es bei genauerem Hinsehen Unterschiede zwischen den beiden, insbesondere bei Verschlüsselung, Business-Tarifen und zusätzlichen Funktionen.

Um die Dinge einfacher zu machen, behandelt dieser Artikel beide E-Mail-Anbieter und gibt dir alle Informationen, die du benötigst, um mehr über Folgendes zu erfahren:

• Gmail vs Outlook: Preise, Sicherheit, Funktionen und mehr
• Gmail vs Outlook für geschäftliche E-Mails
• Vergleich iCloud E-Mail vs Gmail vs Outlook
• Alternativen zu E-Mail-Diensten großer Technologieunternehmen

Wenn dein Hauptaugenmerk jedoch auf dem Datenschutz liegt, solltest du möglicherweise einen Anbieter mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wählen, um sicherzustellen, dass niemand deine Nachrichten lesen kann.

Aus diesem Grund behandeln wir auch das neu veröffentlichte Internxt Mail und wie du ganz einfach E-Mails senden kannst, ohne deine Privatsphäre zu beeinträchtigen.

Gmail vs Outlook: Was ist der Unterschied?

Der wichtigste Unterschied beim Vergleich von Gmail und Outlook ist das jeweilige Ökosystem. Gmail ist rund um Google Workspace aufgebaut, das Google Drive, Google Docs, Google Meet und Google Calendar umfasst.

Outlook ist eng mit Microsoft 365 verbunden, einschließlich Word, Excel, OneDrive, Teams und Microsoft Calendar, und ist auf die Produktivitätstools von Microsoft ausgerichtet.

Gmail wird hauptsächlich über einen Browser oder seine mobilen Apps genutzt, während Outlook sowohl einen webbasierten Dienst als auch eine eigene Desktop-Anwendung bietet, die Kalender, Kontakte, Aufgaben und Terminplanung in einer Anwendung kombiniert.

Gmail vs Outlook: Vor- und Nachteile

Nachfolgend findest du die Vor- und Nachteile, die du beim Vergleich von Gmail und Outlook berücksichtigen solltest.

Vor- und Nachteile von Gmail

Vorteile

• Integrierter Schutz vor Spam, Phishing und Malware.
• Leistungsstarke Suchfunktionen, um bestimmte E-Mails, Anhänge, Absender, Daten und Schlüsselwörter zu finden.
• Im Web, auf Android und iOS verfügbar.
• Nahtlose Integration mit Google Drive, Docs, Sheets, Meet, Calendar, Chat und anderen Google-Diensten.
• Google Workspace bietet geschäftliche E-Mail-Adressen mit benutzerdefinierten Domains, zentraler Verwaltung, Sicherheitskontrollen und Tools für die Zusammenarbeit.

Nachteile

• Standard-Gmail bietet standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. TLS schützt E-Mails während der Übertragung, unterscheidet sich jedoch von einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Gmail verfügt über keine eigene Gmail-Desktop-Anwendung.
• Erweiterte Sicherheits-, Compliance-, Verwaltungs- und Verschlüsselungsfunktionen erfordern kostenpflichtige Google-Workspace-Tarife.

Vor- und Nachteile von Outlook

Vorteile von Outlook

• Die Desktop-Version kombiniert E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Terminplanung und andere Produktivitätsfunktionen in einer Anwendung.
• Nahtlose Integration mit Microsoft 365, einschließlich Word, Excel, OneDrive, Teams, SharePoint und Microsoft Calendar.
• Leistungsstarke Verwaltung von Ordnern, Regeln, Kategorien und mehreren Postfächern.

Nachteile von Outlook

• Standard-Outlook.com bietet standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Einige erweiterte Verschlüsselungs- und Compliance-Funktionen sind hauptsächlich für geschäftliche Umgebungen oder Microsoft-365-Umgebungen konzipiert.
• Kostenlose Tarife enthalten integrierte Werbung.

Outlook vs Gmail für private E-Mails

Preise und kostenloser Tarif

Gmail selbst ist mit einem Google-Konto kostenlos. Du erhältst 15 GB kostenlosen Cloud-Speicher, der zwischen Gmail, Google Drive und Google Photos geteilt wird.
Wenn du mehr Speicher benötigst, beginnt Google One mit:

• 15 GB: Kostenlos, gemeinsam mit Google Drive und Photos genutzt
• 100 GB: Google One Basic, 1,99 $/Monat
• 200 GB: Google One Standard
• Es sind auch größere Tarife verfügbar, einschließlich KI-Tarifen mit zusätzlichen Funktionen, die du in unserem Artikel zu den Google-One-Preisen genauer nachlesen kannst.

Outlook.com ist ebenfalls für die private Nutzung kostenlos. Der kostenlose Tarif umfasst:

• 15 GB Outlook-E-Mail-Speicher
• 5 GB Microsoft-Cloud-Speicher
• Web-, Desktop- und mobilen Zugriff

Wenn du dein persönliches Konto erweitern möchtest, beginnen die OneDrive-Tarife bei 1,99 €/Monat für 100-GB-Tarife. Weitere Informationen findest du in unserem Artikel zu den OneDrive-Preisen.

Funktionen

Gmail und Outlook bieten viele der gleichen grundlegenden E-Mail-Funktionen, darunter:

• Spam- und Junk-Mail-Filterung
• Google und Outlook Calendar
• Google Workspace und Microsoft Office
• Gemini AI und Copilot AI zum Verfassen und Zusammenfassen von E-Mails

Im Jahr 2026 hat Microsoft seinen Dienst so geändert, dass sowohl das neue Outlook als auch das klassische Outlook für Windows enthalten sind. Die verfügbaren Funktionen sind bei beiden nicht identisch. Microsoft fügt dem neuen Outlook weiterhin Funktionen hinzu, sodass einige erweiterte Funktionen davon abhängen können, welche Outlook-Version du verwendest.

Wenn du vor 2024 ein entsprechendes Microsoft-365-Abonnement hattest und bereits Outlook Classic installiert war, kannst du Outlook Classic weiterhin verwenden und zum neuen Outlook wechseln.

Sicherheit

Gmail und Outlook bieten beide eine solide grundlegende Sicherheit, einschließlich Spam- und Phishing-Schutz, Verschlüsselung während der Übertragung und Sicherheitsfunktionen für Konten wie die Bestätigung in zwei Schritten oder Multi-Faktor-Authentifizierung.

Erweiterte Sicherheitsfunktionen sind für Unternehmen verfügbar. Diese behandeln wir im Abschnitt Gmail vs Outlook für Unternehmen.

Weitere Informationen findest du in unseren Blogartikeln dazu, ob Gmail sicher ist und ob Outlook sicher ist.

Datenschutz

Google und Microsoft sind nicht Open Source. Daher musst du darauf vertrauen, dass beide Unternehmen über die notwendigen Maßnahmen verfügen, um deine Daten zu schützen.

Google und Outlook können E-Mail-Inhalte technisch verarbeiten, um Funktionen wie Spam-Erkennung, Suche, automatische Kategorisierung und intelligente Funktionen bereitzustellen, da keiner der beiden Dienste standardmäßig Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwendet.

Gemini und Copilot sind in beide E-Mail-Anbieter integriert und können deine E-Mails, Dateien, Chats, Besprechungen, Kontakte und andere Microsoft- oder Google-Daten aus deinen E-Mails verwenden, um Antworten zu generieren.

Bei Microsoft ist die personalisierte Werbung für kostenlose Konten ein Datenschutzproblem. Microsoft verwendet Suchanfragen, Käufe, die Nutzung von Microsoft-Produkten und Online-Aktivitäten, die mit deinem Microsoft-Konto verbunden sind, um Werbung zu personalisieren.

Darüber hinaus gibt es weitere Datenschutzrisiken bei der Nutzung von KI-Funktionen mit Outlook und Gmail, darunter:

• Persönliche Informationen wie dein Name, deine E-Mail-Adresse, Kontodaten, Kontakte, Geräteinformationen und unter bestimmten Umständen Standortinformationen.
• E-Mail-Daten, einschließlich Nachrichteninhalte, Anhänge, Empfänger, Absender und E-Mail-Metadaten.
• Informationen darüber, wie du den Dienst nutzt, Leistungsinformationen, Geräteinformationen, Diagnosedaten und Interaktionen mit Funktionen.
• Gemini kann mit Informationen aus Gmail, Drive, Calendar, Contacts und anderen verbundenen Google-Diensten arbeiten, wenn Nutzer diese Funktionen aktivieren.

Wenn du eine private, vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail ohne KI und kombiniert mit sicherem Cloud-Speicher möchtest, ist Internxt Mail die beste Alternative zu Gmail und Outlook.

Verschlüsselung

Gmail und Outlook verwenden standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für deine E-Mails. Stattdessen werden E-Mails während der Übertragung sowie auf den Servern von Google und Microsoft verschlüsselt.

Wenn dir der Datenschutz deiner E-Mails wichtig ist, du aber bereits ein Gmail- und Outlook-Konto hast, kannst du nach Möglichkeiten suchen, wie du mit deinem E-Mail-Anbieter eine sichere E-Mail senden kannst.

Outlook ist etwas besser, da du deine E-Mails über die Einstellungen deines Outlook-Kontos verschlüsseln kannst, während Google diese Option nicht anbietet. Stattdessen bietet Google den vertraulichen Modus an, der darauf ausgerichtet ist, zu kontrollieren, was der Empfänger mit einer Nachricht machen kann, und nicht darauf, eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bereitzustellen.

Damit kannst du ein Ablaufdatum festlegen, den Zugriff widerrufen sowie Weiterleiten, Kopieren, Herunterladen und Drucken deaktivieren und optional einen SMS-Passcode verlangen.

Was ist die beste Alternative zu Outlook und Gmail?

Wenn du die Vor- und Nachteile von Outlook und Gmail abgewogen hast und dein Hauptaugenmerk darauf liegt, E-Mails privat zu versenden, ist Internxt Mail die beste Alternative zu Outlook und Gmail.

Mit Internxt Mail werden deine Nachrichten automatisch mit Post-Quanten-Kryptografie verschlüsselt, bevor sie dein Gerät verlassen. Dadurch erhältst du maximale Privatsphäre für deine E-Mails, da niemand außer dir und deinen Empfängern deine Nachrichten einsehen kann.

Internxt besitzt die Entschlüsselungsschlüssel für deine E-Mails nicht und kann daher niemals die von dir gesendeten E-Mails einsehen.

Internxt bietet dir bei der Erstellung deiner E-Mail drei benutzerdefinierte E-Mail-Domains zur Auswahl:

1. inxt.eu
2. inxt.me
3. encrypt.eu

Sobald du deine E-Mail erstellt hast, sind keine komplizierten Schritte erforderlich, um eine verschlüsselte E-Mail zu senden. Internxt kümmert sich um alles für dich und verschlüsselt deine Nachricht auf deinem Gerät, während der Übertragung und auf unseren Servern.

Mail ist Teil des monatlichen oder lebenslangen Internxt-Ultimate-Cloud-Speicherplans, den du mit deinem exklusiven Sonderangebot 85 % günstiger erhalten kannst.

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Übernimm mit Internxt die Kontrolle über deine Privatsphäre. Internxt ist die beste Alternative zu Gmail, Outlook und anderen großen Technologieunternehmen und gibt dir vollständige Kontrolle über deine Daten.

Gmail vs Outlook für geschäftliche E-Mails

Preise

Für geschäftliche E-Mail-Adressen von Gmail benötigst du Google Workspace. Die aktuellen Google-Workspace-Tarife sind:

• Business Starter: 7 $ pro Nutzer/Monat bei jährlicher Bindung. Enthält 30 GB gemeinsam genutzten Speicher pro Nutzer und eine benutzerdefinierte geschäftliche E-Mail-Adresse.
• Business Standard: 14 $ pro Nutzer/Monat bei jährlicher Bindung. Enthält 2 TB gemeinsam genutzten Speicher pro Nutzer.
• Business Plus: 22 $ pro Nutzer/Monat bei jährlicher Bindung. Enthält 5 TB gemeinsam genutzten Speicher pro Nutzer sowie zusätzliche Sicherheits- und Compliance-Kontrollen.
• Enterprise: individueller Preis, mit zusätzlichen Sicherheits-, Compliance-, Verwaltungs- und Speicheroptionen.

Für Outlook gelten für Unternehmen und Organisationen folgende Preise:

• Business Basic: 7 $/Nutzer/Monat, jährliche Zahlung.
• Business Standard: 14 $/Nutzer/Monat, jährliche Zahlung.
• Business Premium: 22 $/Nutzer/Monat, jährliche Zahlung.
• Enterprise: individueller Preis

Gmail vs Outlook für die Compliance von Unternehmen

Für Unternehmen, die strenge Datenschutzstandards für ihre Daten erfüllen möchten, erfüllen Microsoft und Google die folgenden Compliance-Vorgaben:

Google Workspace unterstützt Standards und Vorschriften wie ISO 27001, ISO 27018, SOC 1, SOC 2 und SOC 3 sowie Rahmenwerke wie FedRAMP und HIPAA.

Google unterstützt außerdem die Anforderungen der DSGVO, obwohl das Unternehmen wegen Verstößen gegen DSGVO-Vorgaben zum Schutz personenbezogener Nutzerdaten mit DSGVO-Strafen belegt wurde.

Microsoft 365 unterstützt ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27701, SOC 1, SOC 2 und SOC 3 sowie DSGVO, HIPAA/HITECH, FedRAMP, PCI DSS, NIST-bezogene Rahmenwerke und verschiedene branchenspezifische Vorschriften. Microsoft führt außerdem europäische Rahmenwerke wie DORA und den spanischen ENS in seinem Compliance-Angebot auf.

Wenn dein Business-Tarif eine dieser Zertifizierungen umfasst, solltest du nicht davon ausgehen, dass Gmail oder Outlook automatisch konform ist. Der Dienst muss weiterhin korrekt konfiguriert werden, um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen.

Verschlüsselung

Für eine stärkere E-Mail-Verschlüsselung unterstützt Google Workspace S/MIME und clientseitige Verschlüsselung. Dies ist die einzige Möglichkeit, eine private Verschlüsselung mit Google zu erhalten, da ein verschlüsselter Ordner in Google Drive nicht auf deinem Gerät verschlüsselt wird.

S/MIME verschlüsselt den Inhalt einer E-Mail, sodass nur der vorgesehene Empfänger sie entschlüsseln und lesen kann. Außerdem kann die E-Mail digital signiert werden, sodass der Empfänger überprüfen kann, dass sie tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und nicht verändert wurde.

Die S/MIME-Verschlüsselung ist jedoch in den Tarifen Business Starter, Business Standard und Business Plus nicht verfügbar.

Microsoft 365 Business Premium umfasst Microsoft Purview Message Encryption. Microsoft unterstützt außerdem kundenseitig verwaltete Verschlüsselungsschlüssel für bestimmte Microsoft-365-Dienste. Dabei handelt es sich jedoch um eine erweiterte Enterprise-Funktion und nicht um eine Standardfunktion jedes Business-Tarifs.

iCloud E-Mail vs Gmail vs Outlook

Ein weiterer Wettbewerber, den man bei E-Mail berücksichtigen sollte, ist iCloud E-Mail im Vergleich zu Gmail und Outlook, insbesondere wenn du Apple-Nutzer bist und in das Apple-Ökosystem integriert bist.

Mit iCloud E-Mail erhältst du außerdem Zugriff auf iCloud Drive und iCloud Photos. Damit ähnelt es Google, wenn du E-Mail mit Cloud-Speicher für Fotos kombinieren möchtest.

Mit iCloud E-Mail kannst du Aliase, Ordner und Regeln erstellen und „E-Mail-Adresse verbergen“ verwenden. iCloud+ ermöglicht es Nutzern außerdem, eine benutzerdefinierte E-Mail-Domain zu verwenden.

iCloud Mail wird während der Übertragung und bei der Speicherung auf den Servern von Apple verschlüsselt, aber Apple behält die Verschlüsselungsschlüssel. Dies bleibt auch dann so, wenn der erweiterte Datenschutz aktiviert ist.

Wenn du Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails möchtest, bieten iCloud, Gmail und Outlook dies nicht standardmäßig an, während der Versand einer verschlüsselten E-Mail mit Internxt Mail automatisch erfolgt und deine E-Mails durch Post-Quanten-Verschlüsselung geschützt werden.

iCloud E-Mail vs Outlook vs Gmail: Welchen Dienst solltest du wählen?

Das Erste, was du bei der Wahl zwischen iCloud E-Mail, Outlook und Gmail berücksichtigen solltest, ist die Art der Geräte, die du im Alltag verwendest.

Wähle iCloud Mail, wenn du Apple-Geräte verwendest und eine E-Mail für den persönlichen Gebrauch benötigst.
Wähle Gmail, wenn du eine leistungsstarke Suche, eine flexible Organisation des Posteingangs und eine enge Integration mit Google Workspace möchtest.

Wähle Outlook, wenn du Microsoft-Nutzer bist und eine E-Mail benötigst, die sich mit einer eigenen Desktop-Anwendung besonders für Unternehmen eignet.
Wähle Internxt, wenn du standardmäßig eine Post-Quanten-verschlüsselte E-Mail zusammen mit einer umfassenden Auswahl an Datenschutzprodukten und verschlüsseltem Cloud-Speicher möchtest.