Cómo mantener seguros los datos de tus clientes en campañas de email

Datos, datos y más datos. Seguramente has leído últimamente en diversos medios especializados en marketing que el big data, es lo que ha llegado para cambiar rotundamente el escenario conocido de las acciones y estrategias.

Los comportamientos de los usuarios, han pasado a estar en primer plano y son los que estructuran qué hacer, cómo implementarlo y lo que asegurará resultados efectivos.

Veamos cómo trabajarlo de forma segura y eficiente, para poder proteger los datos de tus clientes.

Qué deberías tener en cuenta a la hora de crear una campaña de email segura

El email marketing es un canal de comunicación ideal para dar a conocer una marca e incluso estar presente en la mente de tus potenciales clientes. Ahora bien, ¿cómo puedes crear una efectiva, segura y confiable campaña de email? Veámoslo:

1. Planifica muy bien qué quieres decir y a quiénes deseas alcanzar con tu mensaje.
2. Construye un contenido adecuado, breve y atractivo, que sea ameno de interactuar.
3. Diseña emails novedosos, creativos y acordes a la imagen de tu negocio para evitar el fraude.
4. Organiza muy bien cuándo enviar tus mensajes. Es importante analizar en qué momento tus usuarios interactúan con tus emails.
5. Revisa métricas, mide, analiza y vuelve a medir. Los datos están a tu alcance y deben ser observados.

Algunos consejos extras:

• Crea emails con mensajes breves, claros y concisos. Sobre todo en este punto en el que se manejan datos sensibles como facturación, pagos, claves, etc.
• Ofrece contenido de calidad que transmita confiabilidad en tu marca.
• Envía comunicaciones frecuentes, personalizadas y adaptadas a las necesidades de tus usuarios. Aquellas que están basadas en la información de primera mano que brindan los contactos.
• Utiliza excelentes proveedores de almacenamiento de información, para respaldar la seguridad adecuada.

Seguridad informática efectiva en tus emails

Como mencionamos previamente, la escalabilidad de datos trae cada vez mayores beneficios y riesgos en partes iguales. Es importante que cada vez que envías un correo, tomes las medidas adecuadas para garantizar la seguridad de cada usuario que ingresa en tu sitio, se suscriba o realice alguna acción en la que debe proveer sus datos personales, aunque utilices un correo temporal.

La política de privacidad de datos es aquella documentación que contiene la información acerca de cómo una empresa gestiónalos datos de sus usuarios. Lo más importante aquí es aclarar muy bien qué información es la que se solicita, cómo se va a obtener (por ejemplo: si es a través de la suscripción en un formulario o con un código de descuento), cuáles son las partes que van a disponer de ella y la razón clave: por qué estás pidiendo esa información.

Todo debe ser tomado en cuenta al momento de crear contenido y mantener el objetivo claro de brindar una agradable experiencia de usuario cuando estos brinden sus datos dentro de tu sitio web.

Si hablamos de cifras, un estudio de Boston Consulting Group y Google arroja como resultado: “El 57 % de los consumidores cree que las empresas están vendiendo sus datos”. Y es aquí donde efectivamente tu negocio debe demostrar transparencia en la gestión de información sensible y generar confianza.

Además, hablando de cuestiones legales, desde 2018 rige un estricto reglamento para las empresas que operan en la Unión Europea: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Pero, ¿de qué se trata esto? Es una nueva reglamentación que protege datos sensibles tales como: nombre, e-mail, teléfono, datos de facturación y toda aquella información que brinda el usuario a cambio de adquirir cualquier producto o servicio.

Bajo esta legislación, se consideran 3 puntos principales:

• Unificar las normas de protección en Europa
• Otorgar el acceso y el control a los usuarios de sus propios datos
• Hacer responsable a cada empresa de la protección de los datos e invitarlas a comunicar pautas claras de su gestión

¿A qué riesgos se pueden enfrentar los usuarios?

Como siempre, saber cuáles son los riesgos a los que una marca se enfrenta nos brindará muchísima información para poder anticiparse a las amenazas, planificar acciones y garantizar la privacidad de tus usuarios.

Veamos ahora cuáles son los principales riesgos a los que pueden someterse y qué puede hacerse para prevenirlos de forma efectiva:

• Códigos o archivos maliciosos: son aquellos que pueden descargarse desde sitios web e irrumpen la privacidad de la información de cada usuario. Pueden verse afectados videos, fotos e incluso datos sensibles como los correspondientes a pagos o facturación. La principal solución es no utilizar almacenamiento externo y contar con una solución de seguridad, como validación de datos a través de datos biométricos.
• Ataques phishing: tienen como objetivo principal el robo de contraseñas y credenciales a través de correos de dudosa procedencia. ¿La solución posible? Utiliza un correo temporal gratuito o agrega filtros de seguridad para evitar que lleguen a tu bandeja de entrada correos que sean spam o publicidades engañosas.
• Solicitud de información: ante la solicitud para completar alguna encuesta, la recepción de códigos promocionales u otras acciones que pueden compartir (o incluso vender) a terceros, es clave conocer de antemano cómo la empresa administra nuestros datos y configurar óptimamente nuestros dispositivos de acceso.

¿Cómo brindar seguridad efectiva a tus usuarios?

• Mantener actualizados los certificados de seguridad: SSL y HTTPS. que te permitirán cumplir con las normas de privacidad para el envío de comunicaciones.
• Mantener un adecuado reglamento interno para la gestión de datos y los procesos vinculados dentro de tu negocio.
• Comunicar siempre a los usuarios cualquier cambio, ajuste o quiebre en la seguridad para que conozcan los riesgos y además sepan cómo prevenirlos. Esto también lo aprenderás en un curso de SEO o marketing enfocado al usuario.
• Aconsejar a tus usuarios sobre la aplicación de contraseñas fuertes, que combinen números y letras.

Cómo mejorar la entregabilidad en la bandeja de entrada

Uno de los principales objetivos de las campañas de email marketing es aumentar la tasa de apertura de tus correos y evitar que se alojen en la carpeta de “no deseados”.

Por un lado, este dato es clave, para que los contactos reconozcan a un remitente seguro, y por otro lado, para que el asunto del e-mail sea lo suficientemente explícito posible con respecto al contenido o lo que se le va a ofrecer.

A continuación, te daremos unas claves para superar ampliamente los filtros de spam.

• Segmentar y personalizar: siempre ten presente mantener una limpieza de tu base de datos para poder llegar a los usuarios que realmente están interesados en tu marca. Además, es importante lograr que tus contactos reenvíen, respondan o destaquen tus correos para que sean bien vistos y lleguen adecuadamente a la bandeja de entrada. Por ello, será vital enviar contenido relevante para ellos personalizando tus campañas de acuerdo a la información o los intereses que los usuarios hayan manifestado.
• Revisar e informar continuamente a tus suscriptores: de la mano del punto anterior, es clave tomarte un tiempo para segmentar a tus suscriptores y clasificarlos para poder planificar adecuados envíos. De la misma manera, invita a tus contactos a que marquen como “no spam” tu remitente. Tu plataforma de email lo valorará positivamente.
• Crea óptimos flujos de automatización: que recuerden al usuario, dónde se suscribió, a cambio de qué dio sus datos, aquello que va a recibir a cambio. Automatiza todos los mensajes que puedas comunicar efectivamente en todos los puntos de contacto con tus usuarios, y evitar que el remitente se catalogue como spam.
• Elige una plataforma confiable: revisa dentro del mercado aquella plataforma que se adecúe a tus necesidades. Considera que la entregabilidad depende muchísima de las IPs que se utilicen para los envíos, por lo cual es un elemento a considerar a la hora de realizar tu elección.
• Cumple con las reglas de reputación y autenticación: se debe cuidar muy bien la reputación del remitente, para lo cual recomendamos no enviar palabras asociadas a mensajes de spam (como gratis, compra, etc.) y utilizar un dominio propio que debe validarse adecuadamente (tener presente DKIM y políticas de privacidad)
• Planifica tus envíos: la interacción con tu marca es el factor primordial. No solo es importante lo que envías, sino también cuando lo envías. Aquí es clave planificar teniendo presente el ciclo de vida del cliente. Es decir, si recién conoce tu marca, si ya tiene contacto, si ya compró, etc.

Debes asegurarte muy bien de qué acciones y estilo de planificación seguirás para ejecutar muy bien el envío de información mediante correos y que sean seguros, respondidos y sobre todo esperados por tus usuarios.

Comienza a investigar, probar y optimizar tus envíos con la protección de datos de tus usuarios como principal objetivo.