Las mejores prácticas para elegir para tu estrategia de gestión de datos

Siendo los datos la piedra angular del crecimiento organizacional, su estrategia de gestión de datos es integral para el éxito de su negocio. Los datos se valoran tanto como el capital humano en el mundo empresarial actual: ambos son factores clave que contribuyen a la productividad general de la estrategia de una empresa.

Las empresas tienen que tomar medidas sencillas para recopilar, gestionar y analizar diversos datos para dirigir sus operaciones con éxito y eficacia. Los sistemas de gestión de datos pueden proporcionar herramientas valiosas a las empresas cuando necesitan una ventaja competitiva.

¿Qué es una estrategia de gestión de datos?

Los datos son la savia de una empresa, ya sea una pequeña startup o una megacorporación bien establecida. Sin datos, cualquier empresa puede tambalearse o incluso quedarse atrás. El objetivo de una estrategia de gestión de datos (SGD) es garantizar que esto no ocurra.

Una estrategia de gestión de datos es un proceso estructurado que permite a una organización tratar los datos de una manera bien definida para que puedan utilizarse en la toma de decisiones. En pocas palabras, es lo que una empresa hace con la información que ya tiene y la que recopila de cara al futuro.

Los datos de un DMS suelen recopilarse a través de la analítica. La analítica empresarial se realiza principalmente en empresas que buscan una ventaja competitiva sobre sus rivales en sus respectivos mercados o industrias.

La importancia de una estrategia de gestión de datos para tu empresa

Los datos se mueven en un abrir y cerrar de ojos en la era digital moderna. Y pueden ser tu mayor activo o tu eslabón más débil. A continuación le explicamos por qué necesitas una estrategia de gestión de datos eficaz:

Disponibilidad instantánea de la información

Una plétora de datos está disponible en un solo lugar con un solo clic, de la forma más eficiente posible y al menor coste.

Adaptación a las cambiantes condiciones del mercado

Dirigir una empresa siempre implica cambios. Las empresas necesitan disponer de buenos informes para realizar un seguimiento y analizar una serie de métricas importantes para seguir siendo competitivas. Debes vigilar las fluctuaciones del mercado y adaptar tu estrategia empresarial en consecuencia.

Proporcionar una mejor experiencia al cliente

La base de datos de gestión de las relaciones con los clientes ayuda a las empresas a gestionar los patrones de comportamiento de los clientes. Estos datos de los clientes se analizan después para determinar qué cambios pueden hacerse para mejorar la experiencia del cliente.

Para gestionar los datos de tus clientes, se usan herramientas en línea para empresas llamadas CRM. Permiten a las empresas centralizar la información de sus clientes, incluidos los datos de contacto, el historial, y sus preferencias, en una base de datos accesible y en la nube.

Llevar a decisiones racionales

El uso de los datos existentes te mantendrá alerta e informado. Esto te permitirá aprovechar las ideas y los hechos a la hora de tomar decisiones, de modo que tus planes de negocio se basen realmente en el presente.

Minimiza los riesgos de seguridad

Una pérdida de datos puede hacer que una organización sufra consecuencias financieras, físicas y legales de las que a menudo es imposible recuperarse. La gestión de datos es una estrategia empresarial proactiva para evitar pérdidas y violaciones de datos, robos de información e interrupciones de las operaciones de su empresa que podrían producirse por fallos del sistema o errores humanos.

¿Qué es la pirámide DIKW?

La pirámide DIKW es un modelo que describe la relación entre datos, información, conocimiento y sabiduría.

El modelo no proporciona un método para pasar de una etapa de datos a la siguiente, pero sí ilustra el proceso de adquisición de conocimientos y la progresión de un nivel de comprensión al siguiente.

Si comprendes dónde se encuentra en relación con los datos derivados de sus auditorías empresariales y sabes dónde quiere estar, puedes utilizar este modelo como guía para transformar tus datos en información y conocimiento.

Con este conocimiento, puedes determinar qué acciones llevar a cabo para generar sabiduría o desarrollar experiencia en su campo.

• D = Datos: Los datos son la base bruta de las operaciones de las empresas y necesitan un buen sistema de clasificación para ser fácilmente recuperables. Se puede recoger más de un tipo de datos en función del objetivo de la empresa.

• I = Información: La información se obtiene a partir de datos que luego se procesan, se introducen en un ordenador con cierto grado de formalidad y, por último, se dirigen hacia su manifestación final como Conocimiento que puede utilizarse para apoyar la toma de decisiones en las organizaciones. Este proceso se emplea cuando hay que analizar datos para llegar a una solución clara.

• K = Conocimiento: El conocimiento es una colección de piezas de información que se organizan para alcanzar un objetivo definido. Si buscas el conocimiento para tener éxito en sus esfuerzos de marketing y ventas, necesitas realizar un análisis en profundidad de la información disponible.

• W = Sabiduría: La sabiduría es el conocimiento en acción. La sabiduría es la capacidad de utilizar el conocimiento y combinar los conocimientos adquiridos por la experiencia con la información que se obtiene para identificar patrones y tendencias en los datos y tomar decisiones precisas en tiempo real.

A menudo se ha utilizado la pirámide para describir los niveles de dominio de los datos. La jerarquía de la información DIKW puede utilizarse como base para mejorar su capacidad de recopilar, procesar y transformar datos en tiempo real en una estrategia empresarial eficaz. Te ayudará a maximizar el valor de tus inversiones en análisis al tiempo que crea una estrategia sólida.

¿Cuáles son las mejores prácticas de gestión de datos que se pueden elegir?

Establecer objetivos

Para las empresas, las mejores prácticas de gestión de datos son las que se basan en objetivos. Siempre que tengas un objetivo en mente, todo lo que hagas con los datos tiene que mostrar cómo te ayuda a conseguirlo.

Si gestionas los datos de tu empresa, debes realizar un seguimiento de las métricas clave y utilizarlas para tomar decisiones. La gestión de datos puede ser difícil de hacer bien porque hay mucha información que está siendo recopilada por su negocio y las diversas herramientas que utiliza.

Cuando decimos "gestionar los datos de su empresa", nos referimos a asumir un papel activo a la hora de determinar qué datos son relevantes y cómo deben utilizarse". Esto incluye definir los objetivos empresariales y, a continuación, crear una serie de pasos para evaluar si su metodología de recopilación de datos se alinea con dichos objetivos.

Sin objetivos, el proceso de gestión y análisis de datos se reduce a un juego de adivinanzas. Estos objetivos actúan como una lente a través de la cual la empresa puede evaluar sus datos y determinar qué hará con esa información.

Reducir la duplicación de datos

La mayoría de las empresas estarían de acuerdo en que la información es poder, y cuanta más información tenga sobre sus asuntos empresariales, mejor informado estará. A veces, sin embargo, tener demasiado de algo no siempre es bueno. Sobre todo si se trata de información duplicada. Una de las mejores prácticas de gestión de datos es reducir los datos duplicados o casi duplicados.

Para ello, hay que buscarlos activamente en toda la empresa y eliminarlos o consolidarlos de forma proactiva. Uno de los escenarios más comunes en los que se producen datos duplicados es cuando diferentes aplicaciones almacenan datos en las mismas ubicaciones. Un proceso de auditoría puede detectar esto fácilmente, y estos procesos pueden llevarse a cabo de forma manual o automatizada si hay una gran cantidad de datos.

Además, reducir la información redundante puede disminuir los costes de almacenamiento. Esto puede suponer menos almacenamiento, menos tiempo dedicado a buscar y filtrar información, y también menos confusión causada por versiones incompletas, inexactas o diferentes del mismo conjunto de datos en la toma de decisiones empresariales.

Depura los datos para mejorar la calidad

La calidad de la información influye directamente en la precisión del análisis de los datos. Una forma de asegurarse de no perder tiempo y dinero invirtiendo en informes basados en cifras inexactas es utilizar servicios de calidad de datos para depurar los datos antes de ejecutar un análisis. Esto garantizará que los flujos de trabajo que siguen al proceso de depuración sólo utilicen información precisa y de alta calidad desde el principio.

Las herramientas de limpieza de datos disponibles hoy en día son asombrosas: son capaces de utilizar reglas predefinidas y sus propias reglas personalizadas para identificar registros no válidos y determinar sus valores. Incluso puede utilizar reglas de calidad de datos para mejorar sus datos, añadiendo atributos descriptivos que nunca habría considerado.

La limpieza de datos es necesaria cuando no se puede confiar en la fuente de información. Una fuente inexacta da lugar a información incorrecta, que podría poner en peligro su negocio.

Por lo tanto, es muy importante extraer datos precisos y fiables para garantizar que el crecimiento de su empresa no se vea afectado por percepciones erróneas.

Prepara los datos para el análisis mediante la conformación

La preparación de datos es un término utilizado para describir la serie de manipulaciones de datos necesarias para normalizar los datos y hacerlos aptos para el análisis. Esta reestructuración de la información en una auditoría facilita su exploración e interpretación en el análisis empresarial. Va más allá de la simple introducción de datos en hojas de cálculo.

Si un proyecto implica más de un conjunto de datos, puede ser importante considerar la posibilidad de reestructurarlos al principio del proyecto para que los colaboradores del equipo de análisis no tengan que hacerlo cada vez que tengan una duda. Aunque pueda parecer un poco complicado, el mercado ofrece muchas soluciones versátiles para automatizar este proceso.

Se aplican diversas transformaciones a los datos para darles forma de acuerdo con el proceso analítico previsto. Estas transformaciones incluyen:

• Transformación de análisis de frecuencias, que se utiliza para convertir variables discretas en una tabla de frecuencias.
• Transformación de partición, que se aplica a las variables continuas para dividirlas en grupos significativos más pequeños.
• La operación de adición concatena dos conjuntos de datos en uno solo que contiene todas las observaciones de los dos conjuntos de datos originales.
• Las integraciones múltiples transforman tablas de agregación como "recuento", "suma", etc.
• Agrupación de variables.
• Almacenamiento de resultados en un valor agregado de una sola fila, etc.

Al dar forma y moldear su información de acuerdo con la técnica de análisis utilizada y el diseño del informe o gráfico resultante, estará un paso más cerca del éxito.

Especificar los activos de datos

Una de las mejores estrategias para la gobernanza de datos es especificar qué activos de datos existen y qué problemas resuelven, tanto dentro de su organización como aportados por otros.

Dependiendo de su empresa, los activos pueden referirse a términos de un índice de búsqueda, activos de una base de datos o incluso activos externos a su organización, como ubicaciones geográficas. Las organizaciones se esfuerzan por comprender sus datos, saber qué tienen, dónde residen y qué valor pueden aportar.

Las mejores estrategias de gestión de datos son las más sencillas. Lo ideal es poder poner los modelos delante de alguien que nunca haya hecho un modelo de datos y que entienda lo que significan.

Los modelos de datos tienden a aumentar en complejidad a medida que crece una empresa. Lo que comenzó como un simple ERD al principio de un proyecto probablemente se volverá más detallado con el tiempo. Por lo general, esto es positivo, ya que cuanto más complejo es algo, mejor se entiende, pero sólo si es necesario.

A nivel empresarial, los modelos deben ser de alto nivel: cuanto más complejo sea algo, menos detallados deben ser los modelos para describirlo. Un modelo conceptual es todo lo que se necesita para transmitir qué son los activos de datos y cómo se relacionan entre sí.

Garantizar la seguridad de los datos

La seguridad de los datos es una de las mejores estrategias de gestión de datos, ya que tus datos están expuestos a riesgos cuando no están protegidos contra accesos no autorizados.  El robo de datos y el acceso no autorizado pueden causar daños importantes a tu empresa y a tus empleados, por lo que es importante proteger los sistemas de información de las amenazas internas y externas.

Las violaciones de datos o una seguridad de datos inadecuada pueden provocar pérdidas de ingresos, daños a la reputación y pérdida de confianza. Estas consecuencias potenciales pueden obstaculizar el desarrollo del negocio y las ventas.

Garantizar que las personas acceden sólo a la información que deben y que la información no está disponible para quienes no deberían tenerla es primordial en la informática moderna. Esto se puede conseguir con una combinación de tecnologías de autenticación y cifrado sólidas, además de políticas sólidas en torno al control de acceso y la conservación de datos. Para ello es necesario mantener un sistema de seguridad sólido y buscar nuevas oportunidades para reforzarlo.

Además, con el uso generalizado del cifrado SSL/TLS y otros protocolos de seguridad web cada vez más comunes, los propietarios y administradores de sitios web deben garantizar la seguridad de los mismos.

Los webmasters deben esforzarse por ofrecer un sitio seguro al tiempo que aumentan la confianza de los usuarios, la clasificación en los motores de búsqueda y las conversiones. Evalúa su enfoque actual y considere si hay formas de mejorar su eficacia o de crear protecciones más efectivas.

Es hora de elaborar estrategias

Los datos son el alma de cualquier empresa. Si tu empresa no empieza a tomar medidas para gestionar sus datos, corre el riesgo de ser incapaz de adaptarse rápidamente a un mundo cada vez más impulsado por los datos. Los datos proporcionan a las empresas de todos los tamaños la información que necesitan para tener éxito.

Sin embargo, es necesario contar con una infraestructura y unas técnicas de gestión de datos adecuadas si se quiere obtener información significativa a partir de esos datos.

Las empresas pueden operar de forma más eficiente, tomar decisiones empresariales más inteligentes y garantizar el éxito a largo plazo si saben cómo gestionar sus recursos.